تبلیغات
کمیاب آنلاین - مطالب تحقیق و پژوهش

چگونه «ساختار شکست کار» پروژه خود را تدوین کنیم

یکشنبه 4 اسفند 1392
07:47 ق.ظ
پریسا نجفی
شکست کار، یک ساختار درختی است که وظایف یا فعالیت‌های لازم برای انجام یک پروژه را به صورت سلسله مراتبی نشان می‌دهد. این ساختار باید تمام کارهای لازمه برای تولید یا ارائه یک محصول یا خدمت مشخص را شامل شود. ساختار شکست کار در صورتی عملا برای نظام‌دهی پروژه و همینطور تدوین برنامه زمانی مفید خواهد بود که با گرایش به اجزای قابل تحویل تهیه شود. بنابر‌این در تهیه این ساختار سعی بر این است که اجزای ساختار به جای اینکه توضیح روند کارها باشند، به صورت اجزای قابل تحویل تعریف شوند. به عنوان مثال محصول، داده اطلاعاتی یا خدمات را می‌توان اجزای قابل تحویل در نظر گرفت.

مراحل تدوین ساختار شكست كار:

۱. موضوع و هدف كلی كار را مشخص كنید و در بالاترین ردیف کاری در ساختار درختی خود قرار دهید. در مثال بالا می‌بینید که تولید اسباب بازی برای کودکان در ردیف اول قرار گرفته است.

۲. موضوع تعیین شده را به بسته‌های کاری کلی و اساسی در ردیف دوم تقسیم كنید. این شاخه ها باید نمایانگر احتیاجات و فعالیتهایی باشند كه مستقیماً به هدف اولیه ختم می شوند و یا برای تكمیل كار حتماً باید انجام شوند. در مثال بالا تحقیق بازار، طراحی محصول، توسعه تولید و ... فعالیت‌های ردیف دوم را تشکیل می‌دهند.

هنگام تهیه فعالیت‌ها مدام باید سوالات زیر را مطرح كنید: - برای رسیدن به این هدف چه چیزهایی مورد نیاز می باشد؟ - سپس چه اتفاقی خواهد افتاد؟ - چه چیزهایی باید مورد توجه قرارگیرند؟

۳. برای هركدام از بسته‌های کاری ردیف دوم جزئیات بیشتری در نظر بگیرید و آنها را به وظایف کوچکتر بشکنید. در مثال تولید اسباب‌بازی بسته کاری بازاریابی به استراتژی بازاریابی، برنامه بازاریابی، و ابزار بازرایابی تقسیم‌شده است. هر کدام از این وظایف را در صورت نیاز به وظایف کوچکتر نیز می‌توان تقسیم کرد. مثلا ابزار بازاریابی به بروشور، تبلیغات اینترنتی و تبلیغات تلویزیونی تقسیم شده است.

۴. و در آخر ساختار شکست کار را از نظر كامل بودن و سیر منطقی آن كنترل كنید.

ساختار شکست کاردر مراحل بعدی مدیریت پروژه کمک می‌کند تا منابع انسانی، منابع مالی و مدت زمان پروژه را تخمین بزنید. هر چقدر این ساختار دقیق‌تر و با جزئیات بیشتری باشد تخمین دقیق‌تر خواهد بود.

هنگام تعیین اجزای ساختار دو نکته اهمیت بسیاری دارد:

• اول اینکه وظایف نتیجه محور باشند. هنگام تعیین وظایف یا فعالیت‌ها به نتیجه یا محصول فکر کنید. سعی کنید از اینکه یک روند کاری را تعریف کنید پرهیز کنید. به بیان دیگر برای هر وظیفه، نتیجه یا محصولی در نظر بگیرید که قابلیت اندازه‌گیری و ارزیابی داشته باشد. این نکته بسیار مهم است چون کمک می‌کند تا از طریق نتیجه و محصولی که قابل اندازه‌گیری است، برنامه و پیشرفت کار را ارزیابی کنید.
فرض کنید شما قرار است یک طراح استخدام کنید تا طرح یک اسباب بازی به شما ارائه بدهد. به جای اینکه مراحل رسیدن به یک محصول را توضیح دهید، نتیجه کار را مبنا قرار بدهید. یعنی به‌ جای اینکه پروسه کار را تعریف کنید که: ۱- گشتن دنبال طراح. ۲- درخواست از طراح برای نمونه کار. ۳- بررسی نمونه کارها ...

باید اجزای نتیجه محور را جایگزین پروسه کاری کنید. مثلا بسته کاری طراحی را بدین صورت تعریف کنید: ۱- مصاحبه با ۵ طراح. ۲- ۵ نمونه کار از ۳ طراح.۳- تعیین طراح . ۴- پیش نمونه طرح نهایی. ۵- طرح نهایی

در حالت دوم نتیجه هر وظیفه مشخص است و وظیفه قابل ارزیابی است. و همیشه این نکته را در نظر داشته باشید که ساختار شکست کار در صورتی عملا برای نظام‌دهی پروژه و همینطور تدوین برنامه زمانی مفید خواهد بود که با گرایش به اجزای قابل تحویل تهیه شود.

• نکته دوم تعیین میزان جزئیات است. یعنی مرحله‌ای که باید تصمیم بگیرید که دیگر فعالیت را به اجزای کوچکتر تقسیم نکنید. برای این تصمیم دو قانون مدیریت پروژه را در نظر بگیرید:

o طول انجام هیچ فعالیتی بیشتر از ۸۰ ساعت نباشد. اگر در ساختار هنوز فعالیتی وجود دارد که بیشتر از ۸۰ ساعت زمان می‌برد، آن فعالیت را هنوز باید به اجزای کوچکتر تقسیم کرد.
o طول انجام هیچ فعالیتی از بازه زمانی که گزارش کار تهیه می‌شود بیشتر نباشد. مثلا اگر ماهانه از روند کار گزارش تهیه می‌کنید، طول فعالیت ها نباید از یک ماه بیشتر باشد. در آن صورت باید فعالیت را به اجزای کوچکتر تفسیم کرد.

تهیه برنامه زمانی مرحله بعدی است. یعنی بعد از اینکه لیستی دقیق از فعالیت‌ها را از طریق ساختار شکست کار تدوین کردید، می‌توانید یک برنامه زمانی و پیش‌بینی نسبتا دقیق از تاریخ تحویل محصولات تهیه کنید. برای برنامه زمانی لازم است تا مدت زمان انجام فعالیت را تعیین کنید.

هنگام تخمین مدت زمان فعالیت‌ها، فراموش نکنید که آدمها به طور غریزی مدت زمان کارها را دست کم می‌گیرند و خوش‌بینانه زمان را تخمین می‌زنند. سعی کنید از ساختار شکست کار استفاده کنید و جزئیات کارها را مرور کنید تا تخمین تا حد امکان به واقعیت نزدیک باشد. همینطور اگر برای انجام وظایفی از افراد دیگر کمک می‌گیرید یا استخدام می‌کنید، در تخمین زمانی با آنها مشورت کنید و نظر کارشناسانه آنها را لحاظ کنید. برای حوادث غیر قابل پیش‌بینی هم زمانی را در نظر بگیرید.

مهم‌ترین نکته هنگام تهیه برنامه زمانی این است که ترتیب و اولویت فعالیت‌ها را در نظر بگیرید. بعضی از فعالیت‌ها را نمی‌توان آغاز کرد تا زمانی که یک سری از فعالیت‌ها به اتمام برسند. به همین منظور در کنار لیست فعالیت‌ها، ستونی برای تعیین وابستگی بین فعالیت‌ها در نظر بگیرید (به فایل pdf رجوع کنید).

تعیین وابستگی‌ها در مدیریت زمان بسیار تعیین کننده است. با تعیین فعالیت‌هایی که به هم وابستگی ندارند میتوانید مشخص کنید که کدام فعالیت‌ها را به موازات همدیگر می‌توان پیش برد یا اینکه تا چه‌ مقدار میتوانند با هم همپوشانی داشته باشند. در این حالت می‌توانید در زمان صرفه‌جویی کنید یا اگر از برنامه زمانی عقب باشید می‌توانید با همپوشانی چند فعالیت زمان را جبران کنید.







چگونه یک نامه اداری موفق بنویسیم

جمعه 2 اسفند 1392
06:36 ق.ظ
پریسا نجفی
چند نکته برای نوشتن نامه های رسمی

هرچند اصول نامه نگاری را در دوره های مختلف تحصیلی یاد گرفته ایم، بیشتر ما در مکاتبه با مشکل مواجه می شویم. یا لحن مناسب استفاده نمی کنیم و یا منظورمان را واضح و روشن بیان نمی کنیم. گاهی هم بی تجربگی خود را با استفاده از قالب نادرست لو می دهیم. شاید فکر کنید که در عصر اینترنت صحبت از شیوه نامه نگاری بی مورد باشد ولی حتی ایمیل های کاری شما هم کمابیش باید از اصول سنتی نامه نگاری پیروی کنند.

از زبان و سبک نوشتار رسمی استفاده کنید: اگر در نوشتن های شخصی خودتان به املای جدید و یا اصلاح شده کلمات ارجحیت می دهید، سعی کنید که در نامه تان از املای سنتی کلمات استفاده کنید. برای نمونه ممکن است سرسختانه باور داشته باشید که کلمات تنوین دار فارسی باید به شیوه اصلاح شده نوشته شوند ولی لازم نیست که مخاطب نامه را هم متقاعد کنید. احتمال بدهید که مخاطب از چنین اصلاحاتی بی خبر باشد و آن را به حساب کم سوادی یا کم دقتی شما بگذارد. بدیهی است که عامیانه نویسی در نامه های اداری جایی ندارد.
تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید: نامه را با لحن محترمانه شروع کنید. در ایران مرسوم است که از «جناب آقای ...» یا «سرکار خانم ...» استفاده شود. اگر اسم گیرنده را نمی دانید یا به یک گروه می نویسید از عنوان و منصب استفاده کنید (مثال: مدیریت محترم شرکت ...). استفاده از القاب و عبارات پرطمطراق و آغشته به تعارف را کنار بگذارید. در عین حال فروتنانه بنویسید و نشان دهید برای موقعیت فرد یا سازمان موردنظرتان احترام و ارزش قائلید.
مختصر و صریح بنویسید: مقصودتان از نوشتن نامه را در جمله های اول آشکار کنید و حاشیه ‍پردازی نکنید. خودتان را به جای خواننده نامه بگذارید و تصور کنید که چقدر حوصله برای خواندن هر نامه به خرج می دهد. اگر انتظار دارید تقاضا یا سوال شما به درستی پاسخ داده شود آن را شفاف بیان کنید و دوپهلو ننویسید.
نامه را مودبانه تمام کنید: ختم نامه، عبارتی که قبل از اسم و امضا یتان می نویسید، هم باید مثل خطاب، متناسب با صمیمیت شما با گیرنده باشد. با تشکر، با سپاس، با احترام، و ارادتمند از معمول ترین عبارات به شمار می روند.
ظاهر نامه در واکنش گیرنده موثر است: این روزها نامه هایی که به منظور کار اداری نوشته می شوند تایپ شده هستند. ولی اگر چاره ای جز دست نویس کردن نامه ندارید خوانا و مرتب بنویسید. در استاندارد نامه نگاری فارسی، تاریخ در بالای صفحه چپ-چین می شود و خطاب و متن نامه راست-چین. شروع هر پاراگراف با انتهای پاراگراف قبلی یک خط فاصله دارد. ختم نامه به اضافه ی اسم و امضای شما باید چپ چین شوند.





آشنایی با معروف ترین سامانه های پروفایل پژوهشگران

جمعه 4 بهمن 1392
06:30 ب.ظ
پریسا نجفی

به عنوان مقدمه ذکر می شود که این سرویس ها که از سرویس های جانبی پایگاه های بزرگ نشر و فهرست بندی و جستجوی انتشارات علمی دنیا مانند scopus و گوگل هستند به منظور ارائه تسهیلات بیشتر به محققان ارائه می شوند به عنوان مثال می توانید مقالاتی که توسط خودتان منتشر شده اند را زیر نظر گرفته و از تعداد رجوع هایی که در مقالات دیگر به آنها شده است مطلع شوید و همچنین آنها را آنالیز کنید و h-index  خود را مشاهده نمایید و خدمات بسیار دیگر که هر سرویس دهنده ای خدمات مختص خودش را نیز دارد.


آشنایی با معروف ترین سامانه های پروفایل پژوهشگران 

 
از طریق این سرویس ها، شما می توانید رزومه علمی و دانشگاهی و پروفایل خود را بسازید و آنها را در وب برای دیگران قابل رویت  کنید. یکی دیگر از اهداف تولید چنین پروفایل هایی آشنایی بیش از پیش پژوهشگران باهم و از این طریق مشارکت علمی در کارهای تحقیقاتی می باشد. ما در اینجا به معرفی برخی از این سامانه ها می پردازیم:
 
1) Scopus Authors ID
با ساختن این پروفایل شما دارای یک  ID Number منحصر به فرد خواهید بود که می توانید درهمه حال توسط  این ID  به پروفایل خود دسترسی پیدا کنید و خروجی های مختلف از آن بگیرید. یکی از کاربردهای مفید این سرویس این است که حتی اگر شما به پایگاه Scopus دسترسی نداشته باشید یعنی نتوانید از امکانات جستجو و بازیابی پایگاه استفاده کنید می توانید از طریق ساختن پروفایل و وارد شدن به پروفایل خود از آخرین تعداد مقالات و H-index خود باخبر شوید با این تفاوت که در اینصورت لینک های روی اعداد نشان داده شده که می توانید با کلیک کردن اطلاعات بیشتر کسب کنید و مقالات را مشاهده نمایید دسترسی نخواهید داشت. حال به ساختن پروفایل در پایگاه Scopus بصورت تصویری می پردازیم:
 
1. ابتدا وارد پایگاه Scopus می شویم. 
2. در مرحله بعد از منوی مربوط به جستجو، روی Author Search کلیک می کنیم. و اسم شخصی که می خواهیم پروفایل بسازیم را جستجو می کنیم.
 
 
01.jpg
 
02.jpg
3. درصورتی که از فرد موردنظر اسامی مختلفی موجود باشد از لیست فوق کنار موارد مشترک تیک می زنیم و گزینه Request to merge authors را کلیک می کنیم.
 
 
03.jpg
4. از این مرحله به بعد مراحل ساختن پروفایل شروع می شود. با تایید مرحله قبلی و زدن گزینه Start به مرحله دیگر وارد می شویم. (Start)
04.jpg
5. در این مرحله برای فرد موردنظر نام پروفایل انتخاب می کنیم که بهتر است مشهورترین و شناخته ترین نام از منوی موردنظر انتخاب گردد. و با کلیک روی Next  به مرحله بعد وارد می شویم. (Select preferred name)
05.jpg
6.  در گام سوم، Scopus تمامی انتشارات فرد را بازیابی می کند. (Review documents) در این مرحله فرد می تواند اگر نیازی بود انتشارات خود را ویرایش کند در غیر اینصورت با تایید این مرحله و با کلیک روی Next  به مرحله بعد وارد می شویم. در شکل زیر تصویر ویرایش کردن پروفایل را نیز مشاهده می کنید. (Review profile)
 
 
06.jpg
07.jpg
7. در گام آخر با وارد کردن ایمیل معتبر و ترجیحا آکادمیک و درصورت نیاز اظهارنظری درمورد پروفایل خود مراحل ساخت پروفایل را به پایان می رسانیم. ((Submit changes 
08.jpg
8. با زدن گزینه Submit وارد صفحه زیر می شویم که می گوید تیم ما درخواست شما را بطور اتوماتیک دریافت می کند و تیم پشتیبانی آنرا تایید می کند و بعد از آن یک ID به صاحب پروفایل می دهد و فرد می تواند بعد از این با وارد کردن این ID Number پروفایل خود را که حاوی اطلاعاتی راجع به تعداد مقالات بروز شده و شاخص H-index و غیره می باشد را مشاهده کند.
09.jpg
10.jpg
11.jpg
12.jpg
 
 
 
 
 
2)  ResearcherID
این سرویس از محصولات شرکت  Thamson Routers می باشد. 
همانطور که در شکل زیر قابل مشاهده است در صفحه خانگی آن امکان ساختن پروفایل جدید (Join Now its Free)، جستجوی افراد دارای پروفایل (Search for Members)، گزینه Login  که برای وارد شدن به پروفایل و ویرایش کردن آن گذاشته شده است و گزینه Interactive Map هست که در زیر توضیح داده می شوند.
13.jpg
برای جستجوی افراد دارای پروفایل کافیست از صفحه خانگی از منوی Search for Members داخل جعبه جستجو نام خانوادگی فرد را مورد جستجو قرار دهیم. بعداز وارد کردن نام خانوادگی وارد صفحه بعد می شویم که در واقع تایید کردن فرد مورد جستجو و یا انتخاب از بین چند گزینه برای رسیدن به فرد مورد نظر می باشد. البته جستجوی با امکانات ویژه نیز توسط گزینه More Option در زیر جعبه جستجو امکان پذیر می باشد. شکل زیر نمایی از جستجو را نشان می دهد.
14.jpg
15.jpg
 
با کلیک کردن بر روی نام فرد وارد صفحه ای می شویم که میتوانیم پروفایل فرد را ببینیم.
16.jpg
با کلیک بر روی گزینه Citation Metrics می توانیم تعداد مقالات، جمع تعداد استنادات و شاخص و ... فرد را نگاه کنیم.
17.jpg
همچنین با کلیک بر روی Collaboration Network و Citing Articles Network می توان نمودراهای شبکه مشارکتی مولفان با فرد موردنظر و نقشه کشورهای مشارکت کننده و اطلاعاتی راجع به موسسات و غیره بدست آورد.
18.jpg
19.jpg
گزینه بعدی مربوط به وارد شدن به پروفایل شخصی است که فرد می تواند آخرین تغییرات در پروفایل خود را مشاهده نماید و درصورت لزوم تغییرات لازم را انجام دهد.
 
20.jpg
 
 
21.jpg
22.jpg
و بالاخره گزینه آخر Join Now its Free است که در زیر صفحه ساخت یک پروفایل را نشان می دهد.
 
23.jpg
 
 
 
 
 
3) Google Scholar Citation Service
این سرویس جدیدترین و بهترین سرویس گوگل می باشد که به منظور مدیریت پروفایل پژوهشگران ایجاد شده است و با توجه به اینکه قوی ترین موتور جستجو خود گوگل می باشد بنابراین منبع اطلاعات بازیابی خودش می باشد که تقریبا تمام انتشارات و منتشرات شما را به معرض نمایش قرار می دهد. در قسمت های بعدی خواهیم گفت که از این سرویس می توان بهره های زیادی برد مثل خروجی گرفتن Endnote از انتشارات خود، خروجی اکسل و CVS  و پرینت از رزومه و ... که خیلی از دوباره کاری و نوشتن و روزآمد کردن رزومه جلوگیری می کند. مراحل ساخت این سرویس در زیر می آید:
1. وارد سایت http://scholar.google.com/citations می شویم.
24.jpg
 
2. آدرس ایمیل جمیل و کلمه عبور خود را وارد می کنیم بدیهی است که این همان نام کاربری و کلمه عبوری است که برای استفاده از سرویس پست الکترونیکی استفاده می کنیم.
3. بعد از وارد شدن به فضای کاربری خود اقدام به ساختن پروفایل می کنیم.
25.jpg
در جعبه اول نام و نام خانوادگی در جدول دوم وابستگی سازمانی را به شکل صحیح وارد می کنیم در جعبه سوم حتما باید ایمیل آکادمیک وارد کنیم تا جمیل ما را به عنوان یک فرد دانشگاهی قبول کند بدیهی است آدرس پست الکترونیکی باید حاوی دامنه ac باشد. و در جعبه سوم حوزه های مورد علاقه خود را وارد می کنیم. این اطلاعات به گوگل کمک می کند تا از پایگاه داده خود هرچیزی را که مربوط به فرد مورد نظر باشد بازیابی کند و نمایش دهد. 
26.jpg
در این صفحه تمام مقالات نمایش داده می شوند و از ما می خواهد که تمامی آن را اضافه کنیم یا به حالت نمایش دربیاید و احیانا ویرایش کنیم همچنین در این صفحه دوباره می توانیم براساس اسامی مختلف از فرد دوباره جستجو کنیم.
27.jpg
بعد از این مرحله از ما سوال می کند که آیا پروفایل شما را روزآمد کنم با کلیک روی Uptodate و انتخاب گزینه Go to my Profile وارد پروفایلتان می شوید.
28.jpg
شکل زیر مرحله نهایی ساخت پروفایل را نمایش می دهد. 
29.jpg
همانطور که در تصویر قابل مشاهده است می توانیم تعداد کل استنادها و تعداد استنادها تا سالی مشخص، H-index و i10-index  فرد را ببینیم. همچنین توسط نمودار سیر استنادات به انتشارات فرد در سالهای مختلف نشان داده شده است. در منوی سمت راست همکاران مشترکی که با صاحب پروفایل همکاری داشته اند به نمایش درآمده است که بصورت لینک می باشد و می توان انها را نیز جستجو کرد.
30.jpg